Arbeiten im Homeoffice: Tools, Tipps und Tricks

„Bei Mediabeam setzen wir seit Jahren schon auf Homeoffice – die Millionen E-Mail-Accounts unserer Kunden müssen auch dann laufen, wenn zum Beispiel ein Strom- oder Internetausfall die Arbeit aus dem Büro unmöglich macht“, sagt Geschäftsführer Jochen Meyer. Nachfolgend hat er ein paar Tools, Tipps und Tricks aufgelistet, die das Arbeiten im Homeoffice erleichtern:

Softphone

Das wichtigste Werkzeug für die meisten Büro-Arbeiter ist heute das Telefon. Der erste Schritt ins Homeoffice ist aus Jochen Meyers Sicht, die Rufnummer und das Telefon mobil zu machen. Dies wird möglich durch ein sogenanntes Softphone. Viele Unternehmen nutzen heute bereits eine „Telefonanlage aus der Cloud“, telefonieren also über das Internet. Techniker sprechen dann über „Voice-Over-IP“ oder kurz VoIP.

Wenn das der Fall ist, können sie statt eines normalen Telefons auch ein Softphone auf dem PC, Notebook oder dem Smartphone installieren – und von nun an die Festnetznummer von jedem Ort der Welt aus verwenden.

Office

Für die meisten Büro-Arbeiter ebenso wichtig sind Office-Tools, allen voran Microsoft Outlook, Word, Powerpoint und Excel. Für die Zusammenarbeit aus den Homeoffices waren diese Tools lange wenig geeignet – denn nur die E-Mails befanden sich in der Cloud. Dokumente mussten hin- und hergeschickt werden; es entstand ein unübersichtliches Versions- und Kommunikationschaos.

Neue Lösungen ändern das. Mit Microsoft Office 365, der Google-Variante G Suite oder xworks.365 (von Mediabeam) kann man seine Dokumente in der Cloud mit Kollegen oder Kunden gleichzeitig bearbeiten – und sieht dabei live, was die Kollegen so tun. Das bedeutet, man nutzt gar nicht mehr das auf dem Rechner installierte Excel, Word oder Powerpoint sondern bearbeitet seine Dokumente direkt im Webbrowser.

Das ist extrem effizient, denn so können mehrere Nutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Einen Speichern-Button gibt es nicht mehr. Denn alles was man tippt, wird ultimativ sofort gespeichert. Wenn man fertig mit der Arbeit ist, schließt man einfach den Tab oder den Web-Browser.

Kollaboration

Neben den klassischen Office-Tools erfordert produktives Homeoffice auch eine Kollaborationslösung. Solche Tools ersetzen im Grunde das, was man im „echten“ Büro mit seinen Beinen erledigt – jemandem etwas auf den Tisch legen mit einem Klebezettel„Schau mal drüber“ oder Kollegen auf irgendwas hinweisen oder lose Gespräche mit wenig Zeitdruck. Es gibt am Markt dazu zwei Standards: Slack und Teams – letzteres ist Teil von Microsoft Office 365.

Projektmanagement

Projekte mit ausgedruckten Excel-Tabellen und Kalendern zu steuern ist im Homeoffice schwierig, denn die Aktualisierung ist unfassbar aufwendig. Tools wie Trello und Jira bilden alle Aspekte digital ab. Die meisten dieser Tools basieren auf Listen und Kalendern. Diese werden dann gemeinsam von allen Kollegen befüllt und editiert.

Videotelefonate und Messenger

Home-Worker wissen: Videotelefonate machen die Zusammenarbeit deutlich produktiver, denn erstens bekommt man einen viel besseren Eindruck von den Meinungen der anderen; zweitens unterstützt die persönlichere Kommunikation das Teamgefühl (klingt für den Westfalen vielleicht esoterisch, ist aber so).

Zudem haben die Tools meist auch einen kleinen Messenger an Bord für den Klönschnack über den Tag. Das wichtigste ist jedoch, dass die Telefonkonferenz-Teilnehmer ihren Bildschirm teilen können. Das ist von unschätzbarem Vorteil für eine effiziente Telefonkonferenz.

Google bietet hier das Tool Hangout, Microsoft hat Skype und die Videofunktion innerhalb von Teams. Und als unabhängige Player leisten hier Zoom und GoToMeeting gute Dienste. Wer die kostenfreie Variante bevorzugt, dem sei FreeConferenceCall empfohlen.

Bluetooth-Headset

Nun noch ein Punkt zur Hardware: Sämtliche vorgestellten Tools erfordern keine spezielle Hardware oder IT-Infrastruktur. Jochen Meyer rät aber zu einer Investition in ein vernünftiges Bluetooth Headset.

Denn wie die Auflistung der Tools zeigt, ist das Homeoffice das Gegenteil einer gesprächsfreien Zone. All diese Gespräche werden aber ermüdend mit schlechter Tonqualität. Selbst tolle Mikrofone wie die der MacBooks verhindern nicht das Umgebungsrauschen. Das wiederum muss jeder Zuhörer im Hirn aus dem Tonsignal ausfiltern. Das kostet Energie und verursacht Stress. Bei Mediabeam setzt man auf ein Bluetooth-Headset von Jabra, das Evolve 65.

Nachfolgend geht es um Verantwortlichkeiten, Routinen und Prozesse:

Infos für Chefs:
Das Wichtigste: Erwarten Sie nicht von Ihren Mitarbeitern, dass sie die Tools fleißig nutzen, während Sie sich alles ausdrucken und dann irgendwem fotografiert per WhatsApp mit Anmerkungen zurückschicken. Nur wer die Tools selbst nutzt, wird auch seine Mitarbeiter dazu bewegen.

Homeoffice-Koordinator

Wenn Sie wollen, dass das Homeoffice funktioniert, bestimmen Sie jemand, der dafür verantwortlich ist. Diese Person kauft Tools, legt Accounts an und liest sich ein, wenn’s irgendwo hakt. Viele Unternehmen drücken sich gerade um diese Ressource. Aber gerade diese Unternehmen verlieren dann jede Menge Zeit durch ineffiziente Abstimmung per Mail, Abgleichen von Dokumenten, Streit und fehlendem Teamgeist.

Feste Meetings, Regelmäßigkeit

Um trotz dezentraler Zusammenarbeit ein Teamgefühl aufkommen zu lassen, sind Teammeetings von entscheidender Bedeutung. Ein kurzer morgendlicher Klönschnack per Video mit der kompletten Belegschaft oder das eigene Team zeigt den Kollegen jeden Tag, dass sie zu „etwas Größerem“ gehören. Was dem Chef dabei oft überflüssig erscheint, ist vor allem unterbewusst für den Teamgeist wichtig.

Sozialen Austausch ermöglichen

Teamarbeit lebt von Austausch, der nicht immer nur mit der Arbeit zu tun hat. Denken Sie daran, den Schnack an der Kaffeemaschine oder das Teamfrühstück auch virtuell zu ermöglichen.

Arbeit und Privatleben in Einklang bringen

Auch im Home-Office ist wichtig, dass man die Arbeit von Privatleben trennt. Idealerweise arbeitet man in einem separaten Raum und/oder an einem separaten Tisch, der nur zur Arbeit zur Verfügung steht.

Jochen Meyer: „Gleichzeitig ermuntern wir unsere Leute, ihre Zeit nicht strikt 8/8/8 einzuteilen – also 8 Stunden schlafen, 8 Arbeiten, 8 Freizeit. Stattdessen ist es uns wichtig, dass jeder Einzelne individuell Pause macht, wenn es ihr oder ihm danach ist.“

Diese Pausen sollen bewusst auch für Einkäufe, Sport oder ein Nickerchen im Garten genutzt werden. „Natürlich setzt das Vertrauen voraus, aber aus unserer Sicht ist die Stempeluhr-Gesellschaft lange passé. Wir definieren Arbeitszeit nicht als Anwesenheitszeit sondern als Schaffenszeit. Homeoffice gelingt daher nur dann, wenn es explizit gewünscht ist, dass man mehrfach am Tag abwesend ist.“

Die „Mute“ Taste als bester Freund

Jochen Meyer: „Während gängige Ratgeber davor warnen, die Waschmaschine auszuleeren, ermutigen wir unsere Leute dazu. Denn wer Teil einer Telefonkonferenz ist, kann meistens durchaus 50 Prozent konzentriert zuhören und sich einen Kaffee kochen. Am Schreibtisch im Büro würde sie oder er vermutlich auch parallel im Internet surfen und 0 Prozent dabei sein. Ein ausgeschaltetes Micro ist dabei natürlich Pflicht.“

Home-Office und Kinder

Dazu eigentlich nur Eines: Haben Sie keine Angst davor, dass jemand mal ihr Kind im Hintergrund hört. Die Zeiten, in denen möglichst sterile Business-Atmosphäre das Nonplusultra war, sind längst vorbei. Wir freuen uns jedenfalls darüber, wenn unsere Kollegen und Partner neben einem erfüllenden Job auch ein erfülltes Privatleben haben – und das nicht verstecken.

Wie erfrischend die Situation für alle Teilnehmer einer Telefonkonferenz sein kann, wenn ein Kind „Papa!“ rufend ins Zimmer kommt, ist nicht mit Geld zu bezahlen. Bellende Hunde sind hingegen etwas nervig und lösen Stress beim Besitzer aus. Aber da hilft dann wieder die „Mute“ Taste. Also alles kein Problem. Probieren Sie es aus. Sie werden feststellen – Homeoffice tut Ihrem Team gut. Nicht nur in Zeiten der Corona-Krise.