Schon bald sollen weitere Teams des Rathauses ins Obergeschoss des Kaufhauses Berken einziehen. Das Konzept des Open Space-Büros stellte Thomas Spieker, Chief Digital Officer bei der Stadt Ahaus, nun vor. © Michael Schley
Kurze Wege auf offener Fläche: Rathaus-Teams rücken enger zusammen
Open Space-Büro
Teams aus gleich drei Fachbereichen sollen bald vom Rathaus ins Obergeschoss des Kaufhauses Berken umziehen. In einen Open Space-Bereich. Die Zusammenarbeit soll offener und flexibler werden.
Corona hat die Arbeitswelt in vielen Bereichen verändert. Auch im Ahauser Rathaus. „Wir wollen offener und flexibler werden“, erklärt Thomas Spieker. Seit Anfang 2020 widmet er sich mit einem besonderen Schwerpunkt der Digitalisierung. Ein Baustein ist dabei auch die Vernetzung – extern, aber auch intern.
Und mit dieser beschäftigt sich im Rathaus bereits eine Arbeitsgruppe, die zum Start des Chief Digital Officers (CDO) der Stadt Ahaus ins Leben gerufen wurde. Ein neues Projekt ist die Einrichtung eines sogenannten Open Space-Büros. Darüber informierte Thomas Spieker auch die Mitglieder des Hauptausschusses.
Die Abteilung Finanzen und der Datenschutzbeauftragte der Stadt Ahaus könnten im Gebäude des Kaufhauses Berken bald Nachbarn aus den „eigenen Reihen“ bekommen. Allerdings nicht im klassischen Bürokonzept mit überwiegend klassischen Doppelbüros, aneinandergereiht an Fluren mit abgeschlossenem Besprechungsraum. Mitarbeiter aus gleich drei weiteren Fachbereichen – Bildung und Sport, technische Immobilienwirtschaft, Schul-IT – sollen demnächst dorthin umziehen.
Kommunikation und Kreativität sollen gefördert werden
Und zwar in einen sogenannten Open Space – der Name soll Programm sein. „Im Rathaus ist nicht zuletzt durch Sanierungslagen Raumbedarf entstanden – auch deshalb wurde diese Idee geboren“, berichtet Thomas Spieker. Weiter: „Ein Großraumbüro kannte ich schon von meinem früheren Standort Bocholt.“
In Ahaus denke man noch einen Schritt weiter und rücke den übergeordneten Schwerpunkt Schule in den Fokus: „Technisch, fachlich und inhaltlich wird dieses Thema von allen drei Bereichen abgedeckt“, erklärt Spieker den Hintergrund. Mensch, Technik und Raum hingen konzeptionell zusammen.
Auf 230 Quadratmetern sollen sich schon bald 18 Kolleginnen und Kollegen auf kurzen Wegen austauschen. Mit offener Kommunikation – gerne auch mal bei „zufälligen Gesprächen auf kurzen Wegen“, so Spieker. Insgesamt wolle man einfach enger zusammenarbeiten und die traditionellen „hierarchische Strukturen aufbrechen“: „Sonst ist ja jeder in seinem Bereich unterwegs, dabei ist doch gerade der Blick über den Tellerrand oft der entscheidende. Vieles hängt zusammen.“
Beraten wird die Verwaltung bei diesem Prozess von einem externen Büro. „Vorab haben bereits Workshops mit den drei Fachbereichen stattgefunden“, erklärt Thomas Spieker. Im Ergebnis wurde eine sogenannte Nutzungssimulation erarbeitet – „vom reinen Arbeitsplatz bis zu Besprechungsorten“. „Oder auch Bereiche, in denen man in gemütlicher Atmosphäre mal lockerer ins Gespräch kommen kann“, so der CDO.
Flexible Besprechungsinseln und Rückzugsorte
Geprägt wird der Open Space durch Büro-, Team- und Verkehrsflächen, wobei sich Büro- und Teamflächen flächenmäßig annähernd die Waage halten sollen. Moderne Arbeitsplätze werden sich mit flexiblen Besprechungsinseln und Rückzugsorten auf der Fläche ergänzen. Der Raum soll vor allem die individuellen Bedarfe abbilden, über die Kommunikation die Kreativität fördern, Menschen zusammenbringen. „Der Raum soll auch schön sein“, betont Thomas Spieker.
Die Nutzungssimulation werde nun mit dem Vermieter besprochen. Noch sei man im „Rohbauzustand“. Vorsichtig geschätzt könnte es mit der Umsetzung im Frühjahr 2023 etwas werden. „Es wird in jedem Fall was“, betont Thomas Spieker.
Er wirft den Blick noch mal zurück auf die Coronakrise: „Auch in Krisen wird vieles hinterfragt – wir müssen die positiven Dinge mitnehmen. So wie das Angebot von Homeoffice.“ Ein Open Space-Büro passe „einfach in die Zeit“: „Wir denken heute doch viel mehr in Projekten.“ Zum Beispiel bei Schulneubauten oder Schul-IT. Und so sei es konsequent, auch räumlich enger zusammenzurücken.
