Das im Februar gelaunchte Serviceportal auf der Internetseite der Stadt Ahaus sammelt alle Informationen, die für die Bürgerinnen und Bürger wichtig sind: Wie wird ein Personalausweis beantragt? Wie die Geburt eines Kindes gemeldet? Oder Bauanträge eingereicht?
Ahauser können jedoch nur ein Bruchteil dieser Dienstleistungen online erledigen - also ganz bequem von der Couch. Dabei sollte das Onlinezugangsgesetz (OZG) die Digitalisierung vorantreiben. 575 Leistungspakete (OZG-Leistungen) sollten bis Ende 2022 online angeboten werden. 145 davon fallen direkt in den städtischen Zuständigkeitsbereich.
Alle anderen Dienstleistungen würden vom Kreis, vom Land Nordrhein-Westfalen, von Bund oder von anderen Organisationen angeboten. Darauf habe die Stadt Ahaus keinen Einfluss.
Weg zum Rathaus bleibt nicht ganz erspart
Ahauserinnen und Ahauser hätten laut OZG also vieles einfach vom Computer aus erledigen können. Wege zum Rathaus oder zur Post, aber auch Wartezeiten auf Termine hätten sie sich so sparen können.
Doch das OZG zeigte bis Jahresende 2022 deutschlandweit nicht den gewünschten Erfolg. Zu schleppend ließen sich die Vorgaben umsetzen. Darum ist die Umsetzungsfrist aufgehoben worden. Trotzdem treibt die Stadt Ahaus die Digitalisierung der Verwaltung weiter voran - unter anderem mit dem neuen Serviceportal.
Bürgermeisterin Karola Voß lässt sich dazu in einer Pressemitteilung zitieren: „Das Serviceportal soll den Bürgerinnen und Bürgern den Kontakt zur Stadtverwaltung und die Antragstellung deutlich vereinfachen. Wir bauen unser Angebot an digitalen Verwaltungsdienstleistungen weiter aus. Diese werden zukünftig alle im Serviceportal gebündelt.“
Thomas Spieker soll Digitalisierung vorantreiben
Voranbringen soll dieses Vorhaben die Stabsstelle Digitalisierung. Thomas Spieker, Chief Digital Officer, leitet das vierköpfige Team. Im Grunde soll es dafür sorgen, dass der Gang zum Rathaus für die Menschen in Ahaus überflüssig wird. Gelungen ist ihnen das bislang zu etwa 35 Prozent. So groß ist der Anteil von den 145 städtischen Dienstleistungen, die sich im März 2023 online erledigen lassen. Ohne Termin und ohne Stempel.
Erkennbar ist damit ein Fortschritt von ungefähr fünf Prozent in den vergangenen vier Monaten. Denn im November 2022 gab die Stadt gegenüber dieser Redaktion noch an, dass gut 30 Prozent des Prozesses digitalisiert seien. „Damit stehen wir bei den Mittelstädten mit 40.000 Einwohnern an der Spitze“, sagte Thomas Spieker damals.
Auf diesem Zwischenstand ruhen sich der „Chefdigitalisierer“ und sein Team jedoch nicht aus. Kontinuierlich sollen weitere Dienstleistungen digitalisiert werden. So sollen beispielsweise bald alle Unterlagen für Baugenehmigungen online eingereicht werden können.
Derzeit (Stand 1.4.) findet sich im städtischen Serviceportal noch der Hinweis: „In Papierform müssen sie die Unterlagen in der Regel in zwei- bis dreifacher Ausfertigung einreichen. Die Einreichung in digitaler Form befindet sich in der Vorbereitung.“
Probleme mit Bauportal des Landes
Thomas Spieker erklärt, woran es dabei bislang gehapert hat: „Bei der Umsetzung gibt es immer wieder Probleme mit dem Bauportal des Landes NRW. Diese sind jetzt behoben, sodass eine Umsetzung zeitnah erfolgen kann.“
Doch was passiert verwaltungsintern mit eben jenen Dokumenten und Formularen, die Ahauser bereits online einreichen können - zum Beispiel, um eine Ehe oder eine Hundesteuer anzumelden? In den meisten Fällen, so Thomas Spieker, würden diese Dokumente digital weiterverarbeitet und in eine digitale Akte gelegt.
Er führt weiter aus: „In seltenen Fällen werden die Dokumente noch ausgedruckt und analog abgelegt. Grade durch die Einführung des neuen Serviceportals sollen diese Prozesse weiter digitalisiert werden, da das Serviceportal direkt an unser Dokumentenmanagementsystem angebunden ist. Das Serviceportal bietet den Bürgerinnen und Bürgern darüber hinaus ein Postfach, in das Dokumente digital übermittelt werden können, sodass der Prozess vollständig medienbruchfrei ist.“
Internetseite wird überarbeitet
Zusätzlich zum Serviceportal plant die Stadt Ahaus einen weiteren nötigen Schritt in Richtung Digitalisierung: Die Internetseite soll komplett überarbeitet werden. Einerseits soll erst einmal geprüft werden, welche Funktionen die neue Seite überhaupt benötigt. Darunter würden zum Beispiel fallen: leichte Sprache, Hilfen für Menschen mit Sehbehinderungen, Ticketverkauf.
Andererseits soll eine klarere Trennung zwischen den Inhalten für die touristische Vermarktung und dem reinen Verwaltungsgeschäft geschaffen werden. Zwei unterschiedliche Internetadressen gibt es schon: einerseits www.ahaus.app für alle Inhalte rund um Veranstaltungen, Tourismus und Marketing, andererseits www.stadt-ahaus.de für die Kernaufgaben des Rathauses.
Vorgesehen sind für dieses Projekt 40.000 Euro. Jeweils zwei Mitarbeitende aus dem Büro der Bürgermeisterin und der Stabsstelle Digitalisierung arbeiten daran, dass die neue Internetseite im Oktober 2023 online gehen kann - so der aktuelle Plan. Dann mit allen wichtigen Informationen für die Menschen in Ahaus und mehr digitalen Dienstleistungen - für die es dann keinen Termin, kein Papier und keinen Stempel braucht.
Vorgaben nicht zu erfüllen: Städtische Internetseite muss dringend überholt werden
Mirko Dues (26) aus Ahaus benötigt Spenderorgan: Die Familie kämpft gegen ein Grundsatzproblem
Anonymer Briefkasten: So können Sie uns Missstände einfach und sicher melden
