Dezernent Frank Gründken zeigt den Button auf der Homepage der Stadt Werne, mit dem man zur elektronischen Terminvereinbarung gelangt. Das funktioniert schon seit knapp zwei Jahren. Nun muss die Verwaltung etliche weitere Leistungen digitalisieren. © Jörg Heckenkamp
Frist läuft ab: Werner Stadtverwaltung muss bis Jahresende digitaler werden
Stadt Werne
Bis zum Ende des Jahres müssen laut Onlinezugangsgesetz (OZG) viele Verwaltungsleistungen auf digitalem Wege angeboten werden. Doch wie weit ist man in dieser Sache in Werne bislang?
Das im Jahr 2017 in Kraft getretene Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen dazu, viele Verwaltungsleistungen zusätzlich über Onlineportale anzubieten. Der Katalog umfasst insgesamt 575 Leistungen. Lange Wartezeiten und Papierkram sollen auf diese Weise reduziert werden. Ende 2022 läuft die Frist ab. Viele Städte und Kommunen empfanden das als große Herausforderung. Denn die Digitalisierung war bislang vielerorts noch nicht so weit fortgeschritten, wie es sich manch einer wünscht.
Auch die Stadt Werne hatte Anfang 2021 eine lange Liste vorgelegt - mit Leistungen, die bereits online angeboten werden (z.B. Terminvergabe im Bürgerbüro). Deutlich kürzer war hingegen die Liste mit Projekten, die in der Planung sind (z.B. Sperrmüllkarte). Wobei man festhalten muss: Nicht alle der 575 vorgegebenen Leistungen liegen primär im Zuständigkeitsbereich der kommunalen Verwaltung (z.B. Steuererklärung und Führungszeugnis).
Dezernent Gründken: „Wir liegen im Zeitplan“
Und was ist seither passiert? Im Ausschuss für Digitalisierung und Bürgerservice erklärte Dezernent Frank Gründken nun den aktuellen Stand der Dinge. Die positivste Nachricht schob er gleich vorweg: „Es passiert schon eine ganze Menge und wir liegen auch im Zeitplan.“ Man sei bereits dabei, mehrere „Umsetzungsprojekte im Serviceportal zu befüllen“.
Unterteilt sind diese Leistungen nach unterschiedlichen Dringlichkeiten. Ganz oben auf der Liste stehen unter anderem Meldebescheinigungen, Elternbeiträge und Bauangelegenheiten sowie Personenstandsurkunden. Auch die teildigitalisierte Kindergartenanmeldung sowie die VHS-Kursanmeldung sind aufgeführt.
Dass die Digitalisierung teilweise sehr aufwändig sein kann, liege daran, dass einige Leistungen aus etlichen Einzelleistungen bestehen, erklärte Gründken. Im Falle der Personenstandsurkunden sind es beispielsweise insgesamt 22. Der Punkt Meldebescheinigung setzt sich hingegen „nur“ aus 8 Einzelleistungen zusammen. Die müssen nun digital sozusagen unter einen Hut gebracht beziehungsweise miteinander verknüpft werden.
Viele Formulare sollen bald online ausfüllbar sein
Ein Fokus liegt auf dem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Das bedeutet aber nicht nur, dass die Papierakten in den Computer wandern. Formulare und Anträge, die man bislang in PDF-Form vom Online-Portal der Stadt herunterladen, händisch ausfüllen und dann zum Beispiel per Post an die Verwaltung zurückschicken musste, sollen künftig direkt online ausfüllbar sein.
Dabei gibt es bedingt Eingabehilfen. So können etwa unvollständig ausgefüllte Anträge nicht abgeschickt werden. Für künstliche Intelligenz wie Chatbots dürfte es zunächst aber nicht reichen. „Da werden wir vielleicht irgendwann in Zukunft mal hinkommen“, erklärte Sven Henning aus dem Dezernat Verwaltungsservice.
Mit Blick auf den Zeitplan sind die nächsten Schritte auf dem Weg zur digitalen Verwaltung unter anderem die weitere Befüllung des Kommunalportals bis zum 30. November sowie der Test des ePayments (Online-Bezahlung) bis Dezember. Am 2.1.2023 geht das neue Kommunalportal laut Plan dann in den Live-Betrieb.
Geboren 1984 in Dortmund, studierte Soziologie und Germanistik in Bochum und ist seit 2018 Redakteur bei Lensing Media.
