Auf satten 29 Seiten ist die Digitalisierungsstrategie für die Gemeinde Südlohn zusammengefasst – ein umfassendes Werk, das den Rahmen vorgeben soll, in dem sich die Gemeinde modern und zukunftsfähig aufstellen will. Ein durchaus beachtliches Werk, für das federführend Markus Lask im jüngsten Haupt- und Finanzausschuss großes Lob erntete.
Der Leiter des Fachbereichs Zentrale Steuerung und Zentrale Dienste betonte noch einmal, dass Südlohn schon recht weit sei – in vielen Kernbereichen. „Wir müssen die PS, die wir haben, nun auf die Straße bringen“, erklärte er.
„Südlohn 2030: ländlich, attraktiv und digital im Herzen des Westmünsterlandes“: So ist das Strategiepapier überschrieben. „Das gibt unsere Vision sehr gut wieder“, meinte Markus Lask. Man wolle bewusst „Ländlichkeit“ modern und zukunftsorientiert gestalten – für die Einwohner, die Unternehmen, für die Politik, aber auch als attraktiver Arbeitgeber. Nur so könne eine Gemeinde als Dienstleister wettbewerbsfähig bleiben. Vor allem eine kleine. Die Digitalisierung richtet sich in den Kernthemen und Handlungsfeldern sowohl nach innen als auch nach außen.
Einige Beispiele von Prozessen in den neun zentralen Handlungsfeldern, die optimiert und effizienter werden sollen: Die Gemeinde Südlohn hat bereits seit über 15 Jahren – als eine von wenigen Kommunen im Kreis Borken überhaupt – ein flächendeckendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Einsatz. Digitale Poststelle, De-Mail, E-Payment, E-Rechnung – die Bezeichnungen für die Prozesse spiegeln schon wider, wohin die Reise gehen soll.
Neun Handlungsfelder
Mit Blick auf gesetzliche Rahmenbedingungen sprach Markus Lask unter anderem das Onlinezugangsgesetz an. Unter diesem sind die Verwaltungsleistungen zusammengefasst, die eine Kommune künftig dem Bürger digital anbieten soll – oder besser muss. Auch hier ist Südlohn schon weit.
Den Bürgerinnen und Bürgern stehen schon zahlreiche Online-Angebote zur Verfügung. Zum Beispiel können sie online Sperrgut anmelden. Oder auch eine Eheschließung terminieren. Ebenso können sie eine Geburts- oder Sterbeurkunde anfordern und sogleich die Gebühr elektronisch anweisen.
Wie profitieren die Lokalpolitiker? Stichwort digitale Ratsarbeit: „Es gibt auch im Kreis Borken noch Kommunen, die Sitzungsvorlagen komplett in Papierform versenden“, berichtete Lask. Auch mit dem Blick auf Wirtschaftlichkeit und den Umweltgedanken: Das gehört in Südlohn der Vergangenheit an. Ein besonderer Schwerpunkt sind die digitalen Schulen.
Für die wichtige Transparenz soll die entsprechende Kommunikation über zum Beispiel Soziale Medien und das Internet sorgen. Unablässig sei dabei der Ausbau der Glasfaser-Infrastruktur, die im Kreis Borken aktuell besonders gefördert wird. Apropos Internet und Homepage: Der Datenschutz stellt in allen Bereichen gerade im Bereich der Digitalisierung eine besondere Herausforderung dar. „Wir haben unsere überarbeitete Website von der KAAW auf Datenschutz prüfen lassen. Note Gut – das bisher beste Ergebnis“, sagte Lask.
Er stellte dabei auch noch einmal heraus, dass Südlohn als kleine Gemeinde auf einem engeren Spielfeld agiere. „Das Strategiepapier folgt unserem gelebten Pragmatismus, der hat sich in Südlohn bewährt“, betonte er. Zum einen gehe es darum, nicht „auf Teufel komm raus zu digitalisieren“, sondern dort, wo der Mehrwert und Nutzen für die Zielgruppen am höchsten sind. „Prozesse, die die Masse ausmachen“, beschrieb es Markus Lask. Zum Beispiel bei häufig nachgefragten Verwaltungsdienstleistungen.
Ebenso Beachtung finden müssen die vorhandenen, knappen Personalressourcen. Hier konnte Markus Lask eine Lösung präsentieren: „Wir haben 2023 einen Jahrespraktikanten, der sich genau um diese Dinge bemühen soll.“
Bürokratie abbauen
Ansonsten sei „Digitalisierung Chefsache“. Aus den Handlungsfeldern sollen nun weitere, konkrete Maßnahmen entwickelt werden. „In einer Arbeitsgruppe mit Mitgliedern aus allen Fachbereichen“, erklärte Lask. Das sei auch aus einem besonderen Grund wichtig. „Wir müssen unsere Mitarbeiter mitnehmen.“ Man dürfe sie vor allem nicht überfordern, die Einbeziehung solle vielmehr motivieren.
Diese sähen sich bekanntlich einem mittlerweile überbordenden Bürokratieaufbau ausgesetzt, ergänzte Bürgermeister Werner Stödtke in einer Anmerkung: „Eine kleine Gemeinde kann heute einen Bebauungsplan nur noch mit Gutachten und einem Juristen aufstellen. So kann es ja nicht weitergehen.“ Jammern sei bekanntlich aber keine „Münsterländer Art“. Dazu stelle die Beteiligung der Einwohner sowie Unternehmer einen zentralen Aspekt bei der Umsetzung des Digitalisierungsprozesses dar, so Lask.
Dass eine kleine Kommune ein solch großes Paket nicht alleine schnüren kann, das erklärte Markus Lask ebenso. So arbeitet die Gemeinde Südlohn im Bereich Digitalisierung eng mit der KAAW, dem Kreis Borken und den kreisangehörigen Kommunen zusammen. Die Kommunale ADV-Anwendergemeinschaft West (KAAW) ist ein Zweckverband, dem zurzeit 51 Städte, Gemeinden und Kreisverwaltungen überwiegend aus den Kreisen Borken und Steinfurt in Form einer Mitgliedschaft angehören.
Für das umfassende Strategiepapier erntete Markus Lask Zustimmung aus allen Richtungen, sogar Applaus: „Wir hätten das auch zum Beispiel bei der KAAW einkaufen können, haben also Geld gespart“, schob der Bürgermeistervertreter schmunzelnd nach.
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