Die Corona-Pandemie holte sie aus dem Schatten der Öffentlichkeit und warf ein grelles Licht auf die Büro-Dinos als Beleg für das Schneckentempo von Behörden bei der Digitalisierung: Faxgeräte – heute ein Inbegriff für verstaubte Amtsstuben.
Auch das Dortmunder Gesundheitsamt meldete anfangs seine Inzidenzzahlen an das Robert-Koch-Institut per Fax. Doch zum Jahresende 2020, nach einem Jahr Pandemie, war die digitale Aufrüstung im Gesundheitsbereich bei der Stadtverwaltung vollzogen.
Zwar stand dort trotzdem weiter ein Faxgerät, allerdings nur deshalb, weil einzelne Labore nicht in der Lage waren, auf ihres zu verzichten. Die Labore mussten ihre Testergebnisse der Stadt per Fax zukommen lassen, weil ihr System nicht kompatibel war mit dem elektronischen Melde- und Informationssystem der Gesundheitsämter.
190 Faxgeräte für die Schulen
Auch wenn inzwischen das Gesundheitsamt digital vorangeschritten ist, sind bei der Stadtverwaltung Dortmund noch immer 560 Faxgeräte im Einsatz. Das teilte Stadtsprecher Michael Meinders auf Anfrage mit. Allerdings: „165 dieser Geräte sind keine klassischen Faxgeräte mehr, sondern über einen Faxserver angesteuerte Multifunktionsgeräte wie Drucker, Scanner, und Fax in einem Gerät.“
Von den restlichen 395 Geräten befinden sich 190 in den Schulen inklusive Schulverwaltungsamt, 30 bei der Feuerwehr, 30 beim Sozialamt, 20 bei den Bürgerdiensten und 19 beim Jugendamt. Die restlichen Geräte findet man vornehmlich im Rechtsamt, dem Beschaffungsamt sowie in den Bauämtern.
Aus letzteren wird der Satz eines Mitarbeiters kolportiert: „Ich kann nur das bearbeiten, was bei mir ausgedruckt auf dem Tisch liegt.“
Bewusstes Angebot
Diese Äußerung kann Meinders nicht bestätigen. Zwar stünden im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt noch drei Geräte für Fernkopien, doch sie würden nur noch in Ausnahmefällen eingesetzt, wenn beispielsweise Kunden Informationen auf diesem Wege übermitteln wollten. Der Stadtsprecher: „Von den hier Beschäftigten werden die Geräte nicht mehr genutzt, die Kommunikation erfolgt über E-Mail, also digital.“
Zur genauen Auslastung oder wie häufig die Faxgeräte in der Stadtverwaltung und den Schulen noch genutzt werden, kann Michael Meinders nichts sagen. Nur so viel: Die Kommunikation per Fax sei ein bewusstes Angebot für Menschen, die alte Gewohnheiten nicht aufgeben wollten. Dabei steche kein bestimmter Bereich in der Verwaltung heraus, so der Stadtsprecher.
Datenschutzbeauftragte raten aber schon seit Längerem davon ab, Fax-Geräte zu benutzen. Sie empfehlen andere Kommunikationsmittel. Faxversand und der aktuelle Anspruch an den Datenschutz vertrügen sich nicht. Das Mitlesen bei Faxen durch Dritte sei heutzutage einfacher geworden; denn sichere Exklusivleitungen für Faxe gibt es nicht mehr. Grundsätzlich weist der Faxversand vergleichbare Risiken auf wie der unverschlüsselte Versand von E-Mail-Nachrichten. Doch E-Mails kann man auch verschlüsselt verschicken, betont Meinders.
200 elektronische Mailkörbe
Inzwischen erreicht ein Fax in vielen Fällen den Empfänger in der Dortmunder Stadtverwaltung auch gar nicht mehr als Fax, sondern wird von modernen Routern und Fotokopierern mit Faxfunktion in E-Mails umgewandelt und zugestellt. Bei der Stadt wurden mittlerweile zusätzlich 200 elektronische Mailkörbe eingerichtet, über die die Faxe direkt an die Anwender weitergeleitet werden.
Um das Faxgerät komplett in den Ruhestand zu schicken, bedarf es allerdings nicht nur der Abschaffung der analogen Technologie. Vielmehr ist die Voraussetzung, dass der Einsatz der noch nicht weit verbreiteten digitalen Signaturen für bestimmte Schriftstücke konsequent ausgeweitet wird.
Nächste Folge: Neu in Dortmund: So klappt das mit dem digitalen Anmelden
Wie digital sind Dortmunds Behörden? Diese Frage stellen wir in den kommenden Wochen immer wieder und checken, was schon geht und was nicht. Sie, liebe Leser und Leserinnen, könnten Teil der Serie werden. Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen mit in einer E-Mail an dortmund@ruhrnachrichten.de. Wir freuen uns über Ihren Input.
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