„Der Zustand ist nicht haltbar, weil wir es in der Verwaltung in den vergangenen Jahren haben auflaufen lassen“, sagte Bürgermeister Rajko Kravanja gestern in einem Pressegespräch. Die Probleme seien historisch gewachsen. Letztendlich hätten drei Punkte zur derzeit unbefriedigenden Situation geführt: Erstens habe es viele Personalwechsel und lange Krankheitsphasen gegeben. Zweitens habe es beim Personal Schulungsbedarf gegeben und drittens gab es die Umstellung auf die elektronische Terminvergabe.

Das Bürgerbüro ist derzeit mit zehn Vollzeitstellen ausgestattet, zweieinhalb davon sind frisch im Team, eine halbe Stelle wird im April besetzt. Bis Ende Oktober waren vier Mitarbeiter jedoch langfristig krank, derzeit sind es noch zwei. Dass der Personalschlüssel grundsätzlich ausreicht, hat die Gemeindeprüfungsanstalt im vergangenen Jahr bestätigt, es soll jetzt aber noch einmal überprüft werden.

Hoffnungslos unterbesetzt

Faktisch war das Bürgerbüro zwischenzeitlich hoffnungslos unterbesetzt, was zu langen Wartezeiten führte. Und der Berg wächst, schließlich kann man das Bürgerbüro nicht zwischenzeitlich schließen, um Fälle abzuarbeiten und die neuen Mitarbeiter einzuarbeiten.

Kurzfristig soll jetzt zusätzlich noch eine Telefonkraft eingesetzt werden, die Termine vergeben und erste Fragen klären kann. Langfristig ist eine Kooperation mit der Stadt Bochum geplant. Alle Anfragen für den Bereich Ordnungswesen sollen dort landen. Kravanja: „80 bis 90 Prozent der Anrufe können dann von Bochum aus erledigt werden.“ Das würde Kapazitäten vor Ort schaffen. Das System müsse jedoch erst eingerichtet und getestet werden. Letztlich müsse man sich über einen Preis einigen und der Rat muss zustimmen. Vor Sommer 2019 wird das also nichts.

Nicht länger als vier Wochen warten

Das Ziel von Bereichsleiter Thomas Roehl ist aber, dass die Wartezeiten ab Anfang des Jahres wieder kürzer werden. Niemand sollte länger als vier Wochen auf einen Termin warten müssen. Wer jetzt einen Termin braucht, der fünf Minuten in Anspruch nimmt, etwa die Beglaubigung eines Dokuments, muss bis Anfang Januar warten. Kravanja betont jedoch, dass ihm kein Fall bekannt sei, wo einem echten Notfall nicht geholfen worden sei, wo einem Bürger ein echter Nachteil entstanden sei.

Die Definitionen von Notfall seien jedoch unterschiedlich. Bei extrem dringenden Fällen versucht die Stadt, die Bürger dazwischen zu schieben. Wer nur etwas abholen müsse, brauche keinen Termin. Seine Botschaft: „Sichern Sie sich so früh wie möglich einen Termin, sagen Sie ab, wenn Sie nicht können und bleiben Sie freundlich.“ Das Team im Bürgerbüro versuche mit Fingerspitzengefühl die Dringlichkeit einzuschätzen. Und ein Fall sei nicht beendet, wenn der Bürger das Büro verlasse. Meistens gehe es am Schreibtisch weiter. Kravanja ist optimistisch, dass es jetzt aufwärts gehe. Die Maßnahmen seien eingeleitet, jetzt müssen sie noch fruchten und das dauert eine Weile.

„Stehen vor dem Kollaps“

Durch mehr Personal und das Callcenter in Bochum wird der Haushalt belastet. „An dieser Stelle müssen wir eine Priorität setzen“, so Kravanja. Letztendlich werde ein Bereich gegen den anderen ausgespielt. Er habe 40 Anfragen für Stellen aus allen Bereichen. Letztendlich müsse man dort, wo es nicht anders geht und dort, wo die Effizienz für viele Bereiche gegeben ist anfangen. Das sei etwa im Bereich Controlling und Digitalisierung. Ein Kampf gegen Windmühlen. Kravanja: „Wir stehen in einigen Bereichen vor dem Kollaps.“