Satte 125 Akten zur Freiwilligen Feuerwehr schlummern im Archivkeller des Rathauses in Oeding. Und müssen von Zeit zu Zeit herangeschafft werden. Noch. Zwei Auszubildende haben den Grundstein gelegt, dass diese schon bald digital vorliegen werden. Ein deutlicher und ausbaufähiger Mehrwert für die Gemeinde. Möglich macht dies das Projekt Digiscouts, bei dem sich Luisa Selting (21) und Aaron Wessels (20) derzeit auf die Abschlusspräsentation vorbereiten.
„Einfach mühsam.“ Immer wieder musste Luisa Selting, aktuell im zweiten Lehrjahr, den Gang für das Ordnungsamt in den Keller des Rathauses antreten, um Akten zu holen. Dies über den Umweg über das Personalamt, wo der Schlüssel hinterlegt ist. In den Zuständigkeitsbereich des Fachbereichs Ordnung und Soziales fällt auch die Freiwillige Feuerwehr.
„Das können wir besser“, dachte sich Aaron Wessels, derzeit im dritten Lehrjahr. Parallel musste sich nämlich auch der 20-Jährige im Personalamt ans „Akten einsortieren“ gewöhnen. Schnell war so ein Thema für das Projekt Digiscouts gefunden: die digitale Feuerwehrakte. An diesem Projekt nehmen die beiden für die Gemeinde Südlohn teil. Unterstützt wird dieses kostenlose Angebot vom RKW Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft und der WFG.
20 Teilnehmer in dieser Runde
20 Unternehmen und Verwaltungen nehmen an der aktuellen Regionalrunde des Projekts Digiscout teil. Ziel ist es, dass die Auszubildenden in einem Unternehmen im Rahmen eines Azubiprojekts herausfinden, wo im Betrieb Potenziale für Digitalisierung stecken. „Es geht grundsätzlich auch darum, allgemein für digitale Themen zu sensibilisieren“, ergänzt Aaron Wessels. Dass bereits seit 15 Jahren ein Dokumentenmanagementsystem im Oedinger Rathaus implementiert ist, kam dem Projekt natürlich zugute.
Markus Lask, Leiter des Fachbereichs Zentrale Dienste und Zentrale Steuerung, betont, dass die beiden Digiscouts dieses Projekt „komplett eigenverantwortlich“ durchführten – dies eingebunden ins „Alltagsgeschäft“, was für beide unter anderem Prüfungsvorbereitung bedeutete. „Wichtig war es deshalb auch, dass das Projekt überschaubar bleibt“, erklärt Markus Lask. Auf dem Weg zum Ziel sei auch so manche Idee verworfen worden, berichtet Aaron Wessels.
Start war im Herbst. Zunächst wurde ein Konzept erstellt – der erste Schritt auf dem Weg zur Musterakte. Basis lieferte die bekannte Struktur des Dokumentenmanagementsystems, standardisiert für jedes Mitglied der Feuerwehr. Abgelegt werden dort dann zum Beispiel die persönlichen Daten, Lehrgangsnachweise oder auch Gesundheitsbescheinigungen – zum Beispiel zur Eignung als Atemschutzträger. „Dabei spielen Dinge wie der rechtliche Rahmen, Datenschutz oder auch Aufbewahrungsfristen eine bedeutende Rolle“, erzählt Luisa Selting.
Die Musterakte ist nun angelegt – und muss nun nach und nach gefüllt werden. Klassisches Handwerk. „Auf Dauer soll nur noch mit digitalen Akten gearbeitet werden“, blickt Markus Lask voraus. Er denkt dabei an Personalakten – natürlich „deutlich aufwendiger“ –, später auch an Bau- und Steuerakten. Er sieht in diesem Projekt auch einen wichtigen Schritt zur Persönlichkeitsbildung: „Miniprojekte in Verantwortung werden die beiden auf ihrem Weg immer wieder begleiten.“
Abschlusspräsentation steht an
Apropos Begleitung: Durch die gesamten sechs Monate wurden die Azubis von einem Coach betreut. „Er hat uns zum Beispiel immer wieder an anstehende Meilensteine erinnert, die es zu setzen galt. Auch digitale Betriebsbesuche waren Teil des Prozesses“, sagt Luisa Selting. „Diese Plattform hat quasi die gesamte Projektorganisation übernommen, den Rahmen abgesteckt“, erklärt Markus Lask.
Und durchaus auch mal etwas „Druck aufgebaut“, erklärt er und lacht. Das bekam nämlich auch Markus Lask selbst schon zu spüren. Am Mittwoch wurde ein kleines Videoformat aufgenommen. „Dieses habe ich aber noch nicht hochgeladen“, so Lask. Der Hinweis folgte prompt: „Aufgabe noch nicht erledigt.“
Am 19. April steigt nun das Finale im Rock‘n‘-Popmuseum in Gronau. Auf einem „Markt der Ideen“ sollen sich die Digiscouts eben unter anderem mit einem Video Pitch präsentieren. „Sofern das W-Lan stabil ist, würden wir gerne auch die Musterakte zeigen“, berichtet Markus Lask. Auch um zu belegen, was „die Gemeinde Südlohn schon so alles kann“: „Ich denke, wir haben schon viel von dem, was andere gerade umsetzen.“ Als kleine Kommune sei man in Sachen Digitalisierung schon gut aufgestellt. Vielleicht auch, weil man „beweglicher“ ist.
Die Digitalisierung verstehe man als Daueraufgabe. Diesen Prozess soll auch Aaron Wessels parallel zum startenden Studium eng begleiten. Auch für Luisa Selting sei der weitere Weg geebnet: „Da haben wir schon sehr gute Auszubildende“, meint Markus Lask.
