Die Digitalisierung ist in vollem Gange und hat unser Leben stark verändert: Wir kaufen im Internet ein, buchen unseren Urlaub online und Videokonferenzen sind im Berufsleben mittlerweile gang und gäbe. Klar, dass auch Behörden mit der Zeit gehen müssen.
Das gilt natürlich auch für die Gemeinde Südlohn. Hier können die Bürgerinnen und Bürger seit Anfang 2024 einen personalisierten Termin für das eigene Anliegen im Bürgerservice vereinbaren. Einfach, bequem und zudem rund um die Uhr. Lange Wartezeiten sollen so der Vergangenheit angehören.
Zu diesem Zweck hat die Gemeinde Südlohn ihren Bürgern ein modernes Bürger- und Besucherleitsystem zur Verfügung gestellt. Mit diesem Softwaresystem können auf der Internetseite der Gemeinde (www.suedlohn.de) nahezu selbsterklärend Termine für Anliegen aus dem Bereich des Bürgerservices online gebucht werden.
Wir haben das Buchungssystem für Sie mal ausprobiert. Los geht es.
Zunächst rufe ich die Internetseite der Gemeinde Südlohn auf. Sechs Schritte sind es bis zum Termin. Jeweils 25 Minuten hat die Bürgerin oder der Bürger für den jeweiligen Schritt Zeit. Das sollte klappen.
Der erste Schritt ist die Auswahl der Funktionseinheit. Bürgerservice ist hier anzuklicken. Im zweiten Schritte kann ich zwischen den Punkten Ausweisdokumente, Melde-, Gewerbe- und sonstige Angelegenheiten wählen. Ich weiß, was ich möchte. Unter dem Punkt sonstige Angelegenheiten klicke ich Beglaubigungen an. Nicht mal eine Minute ist vergangen. Weiter geht es mit den Punkten drei bis fünf. Hier wähle ich den Ort für meinen Termin an. Klar, das Rathaus in Oeding. Dann wird schnell die Terminzeit ausgesucht. Fertig. Schnell noch die persönlichen Daten ausgefüllt und schon bin ich bei Schritt 6 und warte auf meine Bestätigungsmail.
Wie sieht der Ablauf aus?
Es sind keine sechs Minuten vergangen und meine Online-Reservierung ist abgeschlossen. Nun müsste ich eine Bestätigungs-E-Mail zugeschickt bekommen. Durch die Bestätigung eines generierten Links erfolgt die Zusendung einer Terminbestätigung, gemeinsam mit einem QR-Code und einer Terminkennung. Außerdem sind in der Terminbestätigung per E-Mail nochmals alle Angaben zu Termin, benötigten Unterlagen und Formular-Links aufgeführt.
Zusätzlich wird darauf hingewiesen, dass ich die Möglichkeit habe, den vorher gebuchten Termin einfach zu verschieben oder abzusagen. Kurz vor der siebten Minute erhalte ich die Bestätigungsmail. Klicke den Link und kurze Zeit später erhalte ich die Bestätigung des Termins. Perfekt. Alles ganz einfach und schnell.
Termin ist im Rathaus
Mit dem QR-Code kann ich mich nun am Anmeldeterminal am Bürgerservice im Rathaus registrieren. Und zwar bis zu 15 Minuten vor Terminbeginn, wird mir noch mitgeteilt. Der Grund: Bei freien Kapazitäten können Kunden schon vor dem gebuchten Zeitfenster bedient werden. Der Aufruf zum Termin erfolge mittels Terminnummer.
Mein Fazit
Wer mich kennt, weiß, dass ich lieber alles im direkten Gespräch mache. Auch Terminvereinbarungen. Trotzdem habe ich mich darauf eingelassen, online eine Terminreservierung im Bürgerservice der Gemeinde Südlohn vorzunehmen. Ich wurde positiv überrascht. Mein Fazit: einfach, unkompliziert und für jeden machbar, wenn man Computer, Laptop, E-Mail-Adresse oder Co. besitzt.
Alternativ gibt es aber immer auch die Möglichkeit, spontane Termine ohne vorherige Terminbuchung zu machen. Dazu können am Anmeldeterminal Tickets gezogen werden. Dann können Bürgerinnen und Bürger ihr Anliegen mit einer entsprechenden Wartezeit erledigen. Terminbuchungen werden aufgrund der erfolgten Reservierung allerdings bevorrechtigt behandelt. Darüber hinaus besteht für Personen, die die digitale Terminbuchung nicht nutzen können, weiterhin die Möglichkeit, Termine telefonisch zu buchen.
