Den Abläufen in Behörden wird häufig unterstellt, langsam und zu bürokratisch zu sein. Das Thema Digitalisierung wird in diesem Zuge eher selten mit den städtischen Verwaltungen in Verbindung gebracht. Daran könnte sich in Kürze etwas ändern: Schon bald soll die Arbeit der Olfener Stadtverwaltung effizienter sein.
Die Stadt kündigt an, nach Ende der Sommerferien „für die Bürger Tempo zu machen“ – und in der Verwaltung papierlos zu arbeiten. Das hat gleich mehrere Vorteile, wie Stadtsprecherin Mouraina Heuse erklärt: „Der Aufwand für die Dokumentenablage entfällt, Papier- und Druckkosten werden reduziert und damit finanzielle wie natürliche Ressourcen geschont.“ Auch bedeute die Maßnahme eine Zeitersparnis für den Bürger.
Allerdings kann nicht komplett auf Ausdrucke verzichtet werden. Nämlich „dort, wo bis zur Einführung der digitalen Signatur noch handschriftliche Unterschriften erforderlich oder als Zeichen der Wertschätzung weiterhin gewünscht sind“, so Heuse. Das seien zum Beispiel Gratulationsschreiben an Ehejubilare.
Werden künftige Vorgänge in der Regel digital bearbeitet, wird es aber auch weiterhin physische Akten in den Schränken am Arbeitsplatz geben, in Zwischenarchiv-Räumen im Rathaus und im Bunker der Gesamtschule sowie ausgelagert in Archivräumen einer örtlichen Speditionsfirma. Dort lagern über 3000 Bauakten.
Kosten wegen Aufbewahrungsfristen
Je nach gesetzlicher Aufbewahrungsfrist – abhängig vom Inhalt – müssen die Akten zwischen fünf, zehn und 30 Jahren oder sogar dauerhaft vorgehalten werden. Das verursacht Kosten. „Die Auslagerung der Bauakten kostet rund 4000 Euro pro Jahr“, verrät Mouraina Heuse.
Können diese Kosten nicht eingespart werden, indem vorhandene Papierakten einfach digitalisiert werden? „Digitalisierung beziehungsweise Scannen von Akten verursacht seinerseits Kosten, deshalb werden nicht pauschal alle vorhandenen Akten digitalisiert, sondern nur solche, auf die für die laufende Sachbearbeitung noch weiterhin digital zugegriffen werden muss“, so Heuse. „Die restlichen Akten verbleiben bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist als ‚Nachschlagewerke‘ in den Archiv-Räumen.“
Gesicherte Server
Während die Akten im Bunker relativ sicher vor fremdem Zugriff sein dürften, besteht bei digitalen Daten immer die Gefahr, dass Kriminelle theoretisch darauf von außen zugreifen können, wenn sich Sicherheitslücken in den Systemen ergeben. Die Stadtverwaltung teilt mit, dass die Datenhaltung auf verwaltungseigenen und gesicherten Servern erfolge und nicht – wie es immer beliebter wird – in einer „Cloud“ auf entfernten Servern, auf die über das Internet zugegriffen wird. Die digitalen Akten werden so gespeichert, dass sie selbst dann vor Datenverlust geschützt sind, sollten einzelne Geräte ausfallen.
