Ein schlechtes Zeugnis bekommt Legden in der Machbarkeitsstudie zur Zukunft der Archive in Ahaus, Heek, Legden und Schöppingen. Nicht nur, dass ein entsprechender Mitarbeiter in der Gemeindeverwaltung des Dahliendorfes fehlt, etwa ein Kilometer Akten aus den vergangenen 100 Jahren liegen unbewertet im Keller, auf dem Dachboden und in den Büros der Mitarbeiter.
„In Legden gibt es erhebliche bauliche Mängeln, die das Archivgut gefährden. Die Kellerräume sind schwer zugänglich, die darin verbauten Regalanlagen
nicht mehr auf einem aktuellen Stand, die Wände weisen an vielen Stellen Schäden auf. Die Lagerung auf dem Dachboden ist durch hohe Temperaturen in den Sommermonaten und teilweise direkt auf die Akten scheinendes Sonnenlicht ebenfalls stark verbesserungswürdig“ heißt es weiter in dem Text.
Probleme sind bekannt
„Die Machbarkeitsstudie hat Recht“, leitet Jürgen Göckemeyer, Fachbereichsleiter „Finanzen und zentrale Dienste“ seine Erläuterung zu dem Thema ein. Als Punkt acht stand die Interkommunale Zusammenarbeit im Bereich Archivwesen, auf der Tagesordnung der jüngsten Ratssitzung im Haus Wessling.
„Die rechtlichen und personellen Vorgaben erfüllen wir in Legden nicht“, sagt Göckemeyer. Und er geht sogar noch einen Schritt weiter. „Wir müssen jetzt entscheiden, was mit den digitalen Akten passieren soll, die jeden Tag in der Verwaltung erzeugt werden“, macht er den Mitgliedern der drei Ratsfraktionen deutlich.
Doch die 33-seitige Studie eines externen Fachbüros zeigt auch vier Lösungsszenarien an. Erörtert werden die Eigenlösung, in der jede Kommune für sich handelt.
- Eine gemeinsame Lösung mit dezentralem Standort, die mehrere Kommunen mit gemeinsamem Personal versorgen würde.
- Die gemeinsame Lösung mit zentralem Standort. Bei der sowohl das Personal, wie auch ein geeigneter Standort von allen vier Kommunen unterhalten wird.
- Und als viertes Szenario, die Abgabe an ein geeignetes öffentliches, nicht staatliches Archiv.
Stellungnahme und Bewertung
Dr. Antje Diener-Staeckling aus der Abteilung für westfälische Landesgeschichte beim Landschaftsverband-Westfalen-Lippe hat Stellung zur Machbarkeitsstudie bezogen und die möglichen Lösungsszenarien bewertet. Ihrer Meinung nach erscheint der dritte Lösungsansatz am geeignetsten zu sein.
„Ein gemeinsamer Standort, an dem das vorher bewertete Archivgut aller vier Kommunen zusammengeführt, bearbeitet, gesichert und für Verwaltung und Nutzer zugänglich gemacht wird“ ist zu lesen.
Notwendigkeit seit Jahrzehnten
Die Lösung trifft auch bei den Ratsmitgliedern auf Zustimmung. „Die Situation ist ja hinlänglich bekannt. Schon der frühere Hauptamtsleiter Herbert Lenz habe vor Jahrzehnten auf die Notwendigkeit einer vernünftigen Archivierung hingewiesen.“ Die interkommunale Lösung werde von seiner Partei befürwortet, sagte der Fraktionsvorsitzenden der CDU, Berthold Langehaneberg.
„Sowohl aus rechtlichen als auch aus organisatorischen Gründen ist die Zusammenarbeit mehr als sinnvoll“, erklärt Bruno König, Ratsmitglied der UWG. Tobias Ebbing, der Fraktionsvorsitzende der SPD lobt die Lösung sogar als „Ein Musterbeispiel für die Möglichkeit guter interkommunaler Zusammenarbeit.“
Bericht aus der Arbeitsgruppe
Einstimmig sprach sich das Gremium daher dafür aus, dass die bereits bestehende interkommunale Arbeitsgruppe „Kommunalarchive“ bis Herbst 2024 einen Kurzbericht über die wirtschaftlichen, organisatorischen und personellen Vor- und Nachteile der Lösungsszenarien aufgezeigt, bewertet und ein möglicher Zeitraum für eine Umsetzung ermitteln soll.
Bereits am 16. Mai 1989 hat der nordrhein-westfälische Landtag mit dem Archivgesetz, die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts festgelegt. Die Gültigkeit des Gesetzes erstreckt sich auch auf Kommunen des Landes, heißt es weiter in dem Gesetzestext. Das bedeutet, auch die Ledgener Gemeindeverwaltung muss seither entsprechende Unterlagen nicht nur aufbewahren, sondern auch bewerten, katalogisieren und für die Bürger einsehbar aufbereiten.
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