Will man ihn erreichen, braucht man schon etwas Geduld. „Nein, Herr Koch ist unterwegs“, heißt es. Oder: „Nein, Herr Koch ist in einem Gespräch.“ Man muss schon einen Termin vereinbaren, um Christian Koch ans Telefon zu bekommen. „Ja“, sagt der Immobilienverwalter, „die Erreichbarkeit ist ein Problem. Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes im Jahr 2020 sind die Anforderungen des Gesetzgebers an eine Hausverwaltung starken gestiegen. Eine deutliche Anpassung der Honorare für die Arbeit, die bewältigt werden muss, erfolgte jedoch nicht. Die Bezahlung ist daher häufig nicht auskömmlich. Das macht den Job unattraktiv und es fehlt Personal.“
Christian Koch ist mit seinem Unternehmen längst kein Einzelfall in Dortmund, und viele Wohnungseigentümer wissen nur zu gut, wie schwierig die Zusammenarbeit mit Hausverwaltungen geworden ist. Der Branchenverband VdIV (Verband der Immobilienverwalter) in Nordrhein-Westfalen stellt fest: „Der Fachkräftemangel in der Hausverwaltungsbranche spitzt sich weiter zu und hat bereits spürbare Auswirkungen auf Eigentümer und Mieter. Die steigenden Anforderungen, kombiniert mit sinkenden Bewerberzahlen, sorgen für erhebliche Probleme in der täglichen Verwaltungsarbeit.“
„Das Aufgabenpensum hat sich durch neue Regularien, eine steigende Bürokratieflut oder die Anforderungen einer Energiewende im Bestand enorm erhöht. Zum Beispiel erstellen wir Übersichtlisten über Wohnungen mit Gas-Etagenheizungen, um dann ein Konzept dafür zu entwickeln, wie in fünf Jahren geheizt werden soll“, sagt Christian Koch. Für das alles gebe es einen Honorarsatz von 25 bis 30 Euro pro Wohneinheit und Monat. „Für dieses Geld ist ein Mehrfamilienhaus mit acht Wohnungen nur schwer zu verwalten“, so Christian Koch.
Das sieht auch Thomas Bach, Hauptgeschäftsführer des Eigentümerverbandes Haus & Grund Dortmund, so: „Tatsächlich zeigt sich, dass es zunehmend schwieriger wird, qualifizierte Hausverwaltungen zu finden – insbesondere für kleinere Wohnungseigentümergemeinschaften. Dabei geht es allerdings weniger um eine Zunahme an Beschwerden über bestehende Verwaltungen, sondern vielmehr um die strukturellen Probleme, die sich aus dem sogenannten ‚Verwaltersterben‘ ergeben. Es ist für viele Gemeinschaften kaum noch möglich, eine geeignete Verwaltung zu finden. Gründe sind unter anderem der zunehmende Fachkräftemangel, steigende Verwaltungskosten und der höhere Aufwand durch neue gesetzliche Anforderungen wie das Gebäudeenergiegesetz oder die Grundsteuerreform.“
Finanziell unattraktiv
„Wir sind neun Mitarbeitende für die Immobilienvermarktung und -verwaltung. Mit drei Vollzeitstellen und einer halben Stelle bewerkstelligen wir derzeit die Hausverwaltung für rund 650 Einheiten“, sagt Christian Koch. Mehr gehe einfach nicht. „Wir bekommen aber jeden Monat drei bis vier Anfragen von kleineren Eigentümergemeinschaften, die nach einer Hausverwaltung suchen“, so Christian Koch.
„Der grassierende Fachkräftemangel, steigende Preise und das Kümmern um aufwendige Sanierungs- und Modernisierungsarbeiten machen es für Hausverwaltungen finanziell immer unattraktiver, kleine Gemeinschaften der Wohnungseigentümer zu übernehmen“, sagt Thomas Bach. Der Betreuungsaufwand für eine kleine Eigentümergemeinschaft unterscheide sich schließlich kaum von der Verwaltung einer großen - egal ob Modernisierungen anstehen oder Eigentümerversammlungen zu koordinieren sind.
Die Konsequenz ist laut Haus & Grund in Dortmund schon sichtbar. Kleine Gemeinschaften müssen sich immer häufiger selbst verwalten. Das dürfen sie, wenn sich die eigenen vier Wände nicht in großen Wohnanlagen befinden. Die Selbstverwaltung ist bei weniger als neun Sondereigentumseinheiten erlaubt - allerdings nur, wenn weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt.
Digitalisierung soll helfen
„Die Immobilienverwaltung und -bewirtschaftung hat eine systemische Funktion in unserer Gesellschaft. Wenn sie nicht funktioniert, leiden alle. Mieter erleben einen Wartungsstau, an den Häusern kommt es zu einem Sanierungsstau, die Hausverwalter müssen immer mehr Beschwerden abwehren und in einer permanent hohen Belastung arbeiten. Das ist eine Spirale, die nicht zu unterschätzen ist“, sagt Christian Koch.
Und damit kommt er wieder zurück auf seine Erreichbarkeit. „Wir schränken die Erreichbarkeit ein, um die Chance zu haben, in die Sachbearbeitung einzusteigen“, sagt er. Er hofft, dass die Digitalisierung dabei hilft, die Situation zu verbessern. Moderne Buchhaltungssysteme, die Automatisierung sich wiederholender Prozesse und ein Onlineportal für die Kunden könnten dabei helfen, „sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren zu können.“
Der Branchenverband fordert schon lange eine stärkere Digitalisierung, um Prozesse zu vereinfachen und Fachkräfte zu entlasten. Außerdem sollen die Ausbildungen in den Hausverwaltungen besser gefördert werden und die Arbeitsbedingungen insgesamt attraktiver werden. „Wenn wir keine schnelle Lösung finden, könnte das auch die dringend notwendige energetische Modernisierung von Wohngebäuden gefährden“, so Michael de Iaco,
der Vorstandsvorsitzende des VdIV in NRW.
Hinweis der Redaktion: Dieser Artikel erschien ursprünglich am 11. April 2025.
