Alle Wahlberechtigten, also volljährige Bürger mit deutschem oder dem Pass eines Mitgliedslandes, sind aufgerufen, ihre Stimme abzugeben. Das sind in Summe 56.708 Männer und Frauen - 1300 weniger als 2014, 3000 weniger als 2009. Sie haben genau eine und wählen damit eine der 41 Partei-Listen, die zur Wahl angetreten sind. Eine Erststimme und eine Zweitstimme wie bei rein deutschen Wahlen gibt es hier nicht.

476 Wahlhelfer sind verpflichtet worden. Hinzu kommen etwa 30 städtische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rathaus, beispielsweise des Bereichs Informationstechnik und zentrale Dienst, sowie diejenigen, die die Schnellerfassung der Ergebnisse entgegen nehmen.

Am Wahlabend wird es im Rathaus, Sitzungsraum 3, sowohl eine Präsentation der städtischen Ergebnisse als auch Statusmeldungen über bereits ausgezählte Wahllokale auf einer Großleinwand geben. Zudem können die Wahlsondersendungen über einen Fernsehbildschirm verfolgt werden. Jeder Interessent ist eingeladen, dabei zu sein.

8679 Wahlscheine hat die Stadt bis Donnerstag ausgestellt. Dies ist nicht unbedingt identisch mit der Zahl der Briefwähler: Mit dem Wahlschein kann per Brief gewählt werden, aber auch einfach nur in einem anderen Wahllokal, als auf der Wahlbenachrichtigung angegeben. Nicht alle, die Briefwahl/einen Wahlschein beantragen, füllen auch tatsächlich die Unterlagen aus.

Wahlbriefe (also ausgefüllte Briefwahlunterlagen) können am Sonntag noch bis 18 Uhr im Wahlbüro, Sitzungsraum 4 (Eingang B), abgegeben oder in den Briefkasten des Rathauses vor Eingang C auf Ebene des Forumplatzes eingeworfen werden. Letztmalig erfolgt die Leerung um 18 Uhr. Später ankommende Wahlbriefe dürfen nicht mehr berücksichtigt werden.

Wahlbriefe können nicht im Wahllokal abgegeben werden. Allerdings kann der Wahlberechtigte, der doch lieber ins Wahllokal gehen möchte, mit dem Wahlschein aus den Briefwahlunterlagen und seinem Personalausweis in jedem Wahllokal in Castrop-Rauxel wählen.